Wyjaśniamy, co zrobić, aby pracownicy z Ukrainy mogli pracować u Ciebie całkowicie legalnie.

Jakich Ukraińców możesz zatrudnić w swojej firmie?

Do czasu wybuchu konfliktu zbrojnego na Ukrainie każdy obywatel tego kraju mógł pracować w Polsce legalnie mimo braku zezwolenia na pracę – przez nie dłużej niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Ze względu na trudną sytuację za wschodnią granicą Ukraińcom dano kolejne przywileje. W Polsce do 4 marca 2024 roku mogą legalnie przebywać i pracować ci, którzy:

• przekroczyli granicę polsko-ukraińską po 24 marca 2022 roku w związku z inwazją na Ukrainę;
• już przed wybuchem wojny przebywali legalnie w Polsce, ale ich pozwolenie na pobyt kończyło się po 24 marca 2022 roku.

W tym czasie pracodawcy mogą bez obaw dawać zatrudnienie obywatelom Ukrainy. Należy jednak robić to skrupulatnie, stosując się do nowych lub zmienionych przepisów.

Obywatelstwo ukraińskie

Aby pomóc Ukraińcom, zdecydowano się zmienić znaczenie określenia „obywatel Ukrainy”. Zmiany te wprowadzono na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

Zanim jednak weszła w życie, obywatelem ukraińskim był tylko ten, kto miał paszport lub inny dokument potwierdzający jego narodowość.

Natomiast zgodnie z ww. ustawą Ukraińcem w Polsce jest dziś też jego współmałżonek, mimo że może być obywatelem innego kraju. Warunkiem jest jedynie jego przybycie do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z wybuchem konfliktu zbrojnego.

Legalne przekroczenie granicy

Przekroczenie granicy można uznać za legalne tylko wtedy, jeżeli Ukrainiec przeszedł przez przejście graniczne. Dowód tego znajduje się zawsze w dokumencie podróżnym, np. w paszporcie. Jest to stempel Straży Granicznej. Tylko ten obywatel ukraiński, który legalnie przekroczył granicę, może podjąć pracę w Polsce.

Co zrobić, by legalnie zatrudniać pracowników z Ukrainy?

Rekrutacja pracowników ze wschodu może wyglądać tak samo jak ta przeprowadzana wśród Polaków. Do pracy wybierasz osobę, która według Ciebie ma najlepsze kwalifikacje i która w związku z tym sprawdzi się na wolnym stanowisku.

Jednak kiedy już podejmie pracę, masz od tego momentu tylko 14 dni, aby zgłosić ten fakt w powiatowym urzędzie pracy. Takie zgłoszenie musi zawierać:

• informacje o Tobie jako pracodawcy – jeśli zatrudniasz Ukraińca jako osoba fizyczna, musisz podać swoje dane osobowe, numer PESEL i adres zamieszkania. Natomiast jeżeli pracuje on w Twojej firmie, podajesz jej nazwę, adres siedziby, numery REGON i NIP. Wskazujesz też, ile osób było w niej zatrudnionych w dniu 23 lutego 2022 roku i ilu ludzi pracuje dla Ciebie dzisiaj;
• informacje o pracowniku z Ukrainy – należy podać jego dane osobowe, adres zamieszkania, obywatelstwo, a także numer dokumentu, z którego wynika jego tożsamość;
• informacje o zatrudnieniu, m.in. o rodzaju umowy zawartej z ukraińskim pracownikiem, jego wynagrodzeniu (miesięcznym lub godzinowym), stanowisku, wymiarze czasu i miejscu pracy.

Taki formularz możesz wypełnić i przesłać online.

O co musisz zadbać, zatrudniając pracowników z Ukrainy?

Ustawodawca zadbał o to, aby pracownicy ze wschodu byli zatrudniani na nie gorszych warunkach niż Polacy. Dlatego, jeżeli przyjmujesz do pracy Ukraińca, to:

• musisz mu zaoferować przynajmniej minimalne wynagrodzenie za pracę lub najniższą stawkę godzinową obowiązującą w danym roku;
• zadbaj, aby warunki zawieranej umowy były dla niego zrozumiałe. Warto przetłumaczyć ją na język ukraiński lub angielski;
• musisz zawrzeć z nim umowę pisemną – na identycznych warunkach, jakie wskazano w zawiadomieniu do urzędu pracy;
• masz obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od podjęcia przez niego pracy.

Pamiętaj też, że jeśli zmienisz warunki umowy zawartej z Ukraińcem, musisz zgłosić to do powiatowego urzędu pracy. Należy to zrobić np. w przypadku zmiany stanowiska i wysokości wynagrodzenia.

Zatrudnianie Ukraińców samemu vs. agencja zatrudnienia – co wybrać?

Jako przedsiębiorca masz na pewno sporo na głowie, a nietypowa rekrutacja pracowników z Ukrainy, to dla Ciebie kolejne obciążenie. Może Cię w tym wyręczyć agencja pracy. Zadba ona, aby:

• w zależności od Twoich oczekiwań kadry zasiliły niewykwalifikowani lub wykwalifikowani pracownicy;
• dopilnować wszelkich urzędowych formalności;
• ukraińscy pracownicy mieli gdzie mieszkać i udzieli im wsparcia w adaptacji w nowej firmie i w Polsce.

Agencja pracy tymczasowej Gremi Personal pomoże Ci, jeśli w Twojej firmie są wakaty, na które trudno znaleźć pracowników. Ukraińców interesuje też praca sezonowa, dlatego znajdą się chętni na pracę przy zbiorach lub wtedy, gdy trzeba zrealizować większe zamówienie.

Masz dwie opcje – możesz przebrnąć przez gąszcz biurokracji samodzielnie i zatrudnić Ukraińców, ale możesz też wyręczyć się agencją. Dlatego zdecyduj, czy wolisz przeprowadzać żmudną rekrutację, czy powierzyć to zadanie komuś innemu.